No mundo globalizado, integrar pessoas e dados de forma eficaz, se tornou uma necessidade competitiva para muitas empresas. E sob esse aspecto, a intranet é uma importante aliada. Essa rede exclusiva e privada de computadores, além de ser benéfica para a comunicação corporativa, também é uma poderosa ferramenta de gestão online.

O que não pode faltar na intranet de sua empresa

Embora a intranet seja uma excelente ferramenta de comunicação interna empresarial, muitos colaboradores ainda encaram o acesso a ela como uma obrigação. Por esse motivo, é preciso ter uma atenção especial na gestão desse veículo.

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Constante atualização da intranet é essencial

O ideal é que o conteúdo seja atualizado pelos profissionais de Comunicação ou do RH. Já a parte técnica e de manutenção deve ficar a cargo dos colaboradores de TI. Confira alguns itens indispensáveis em qualquer intranet:

  • Fluxo de dados: Velocidade é essencial para a satisfação de quem trabalha em sua empresa;
  • Documentos: Organização e atualização são cruciais para a produtividade;
  • Formulários: Função autopreenchimento otimiza tempo;
  • Notícias: Uma ótima forma de integrar e ambientar seu time na cultura da empresa.

 5 dicas para criar uma intranet atraente

Um belo layout funcional, velocidade e segurança no fluxo de dados são os requisitos básicos para que sua intranet conquiste os colaboradores. Mas, existem muitos outros recursos que podem facilitar a vida de todos que trabalham em sua empresa (inclusive a sua).

Confira algumas dicas para tornar a intranet um ambiente mais prazeroso para sua equipe:

Interação

Recursos que permitam o diálogo entre os colaboradores dos mais variados setores facilitam bastante a vida de quem está trabalhando em sua empresa. Isso porque os funcionários não precisam ligar para outros departamentos só para pedir uma informação.

Além disso, os históricos ficam gravados, economizando tempo e contribuindo positivamente para a produtividade e gestão.

Colaboração

Para facilitar o trabalho de todos, os regulamentos internos de sua empresa devem ficar a disposição de todos os colaboradores na intranet. Assim, caso surja alguma dúvida, eles podem consultá-los rapidamente.

Mas, com o passar do tempo, as normas precisam ser alteradas. Em empresas que possuem intranet, é possível realizar as adaptações necessárias de forma colaborativa e compartilhar automaticamente as  atualizações por meio de notificações.

Facilidade de pesquisa

Outro ponto que agrada os colaboradores e contribui positivamente para a produtividade é um sistema de busca ágil e eficaz. O ideal é que ele funcione de forma similar aos da internet. Ou seja, é só digitar uma palavra e os documentos que a contém serão exibidos no resultado.

Integração de dados

A intranet facilita o acesso a gráficos e qualquer outro tipo de dado. Por exemplo, se alguma informação que precise ser analisada com urgência estiver em outra filial, por meio da intranet, em segundos, é possível acessá-la. Basta inserir a senha e pronto.

Organização de tarefas

Na intranet também é possível apresentar, de forma clara, todas as atividades que precisam ser realizadas. Com a ajuda de uma interface atrativa e infográficos, é exibida a foto do responsável pela tarefa e o prazo máximo para entrega.

Caso o cronograma não possa ser respeitado, toda a equipe será avisada pelo sistema. Dessa forma, o problema poderá ser solucionado rapidamente e haverá otimização de tempo.

Como criar a intranet da sua empresa

Mais do que uma ferramenta de integração e comunicação, a intranet é uma ferramenta online de gestão empresarial. Alguns pequenos e médios empresários demoram a implantar esse sistema por considerar um processo demorado e oneroso. Mas na verdade, nem é preciso contratar um profissional para isso.

O software Sabesim, por exemplo, oferece esse recurso de forma prática. Sem contar que ainda é possível testá-lo gratuitamente por um mês.

Sua empresa já possui intranet? Compartilhe suas dicas para torná-la mais atrativa para os seus colaboradores.

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