Como fazer reuniões menores e melhores

Esta é uma dica de Anthony Tjan para a Harvard Business sobre como fazer uma reunião efetiva.

Excluindo as reuniões gerais que visam o relacionamento entre os pares de trabalho, considere que existem somente 3 motivos básicos para que uma reunião exista.

• Atualizar/Informar a respeito de algum assunto
• Buscar a opinião das pessoas
• Solicitar aprovação para algo

Use este modelo básico como filtro para determinar o motivo de você estar conduzindo uma reunião e então, explique o motivo para os atendentes.

Suas reuniões podem incluir uma série de objetivos diferentes, mas aplicar este filtro com os 3 motivos básicos irá resultar em reuniões melhores.

Considere uma reunião que siga esta linha como objetivo: “Eu quero atualizá-los sobre estes dois assuntos, preciso de sua opinião sobre eles e, finalmente, gostaria de obter aprovação nos tópicos pendentes” . É isso aí – uma reunião simples com a regra dos 3 motivos que moldam os objetivos da reunião do ponto de vista de quem está participando.

Achei interessante a opinião de Anthony Tjan, que sabiamente não define estas regras como um modelo fixo, mas pede a opinião das pessoas para melhorar o modelo ainda mais.

Qual é a sua opinião? Como fazer reuniões mais produtivas em um curto espaço de tempo?