por Gabriel Galvão

Logo quando cheguei para trabalhar, já “levei uma chamada” do gerente. Não sei como, mas ele já estava trabalhando, e observou um detalhe que, reconheço eu, foi falha nossa. Vou explicar: no sistema que nós utilizamos para pagamento (já ouviu falar em ERP?) existem contratos virtuais inseridos, identificados por números, e estes devem corresponder com o número dos contratos reais que temos arquivados. Só que alguns números de contratos virtuais não coincidem completamente com os dos reais, porém isso não é problema para quem já está habituado com isso. Então esclareci, mas ele questionou:

“- Sim, eu entendo que vocês, que trabalham com isso todos os dias, sabem lidar com essa situação. Mas, veja o meu caso: eu, que sou o gerente, não sabia disso. Deve ser feita uma planilha com a relação de todos os contratos que estão inseridos dessa forma no sistema”.

Tenho que admitir que o cara estava certo. Não é porque eu e mais outros poucos sabemos que é o bastante. Todos na seção deveríam saber. Aliás, todos na gerência deveríam saber. A gestão da informação não foi bem nesse aspecto, e problemas poderiam acontecer por conta desse fato.

O correto gerenciamento das informações deve existir nas empresas, independente do seu tamanho, ramo de atuação, ou se é pública ou privada. A circulação da informação, de forma eficiente e rápida, logicamente sendo filtrada no que for preciso, vai fornecer às organizações a habilidade de poder decidir com mais rapidez, pois, uma vez que os gestores estarão de posse de dados importantes e atualizados, eles terão uma melhor noção do que solicitar aos seus colaboradores para sanar as necessidades da organização e estes, por sua vez, terão uma melhor compreensão do que fazer para atender aos níves superiores da empresa, já que também estarão de posse das informações necessárias para isso.

Contudo, tem dois pontos que eu acho relevantes quanto à gestão da informação na empresa que devem ser considerados:

  • Deve-se analisar as informações que serão transmitidas e filtrá-las, destinando-as aos diferentes níveis da empresa (estratégico, tático e operacional), objetivando não divulgar antecipadamente, ou mesmo tardiamente, informações que poderiam atrapalhar o desenvolvimento das atividades naquele nível;
  • Depois disso, deve a empresa se assegurar de que a informação está protegida e circulará dentro do ambiente de trabalho, deixando sair somente o que realmente deva ser divulgado para o público externo. Evita-se, assim, que a concorrência de alguma forma fique sabendo de algo que possa usar contra a empresa em questão.

Fazendo desse jeito, poderemos diminuir a quantidade de informações erradas, o retrabalho e o tempo entre a decisão e a execução, consequentemente as reclamações dos gerentes no nosso pé do ouvido. A empresa só tende a crescer com essa prática.

3 COMENTÁRIOS

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  2. A gestão da informação é uma prática que caminha junto com a gestão do conhecimento, principalmente se considerarmos que o conhecimento é gerado a partir da informação.
    Esta é uma das práticas do Bibliotecário, talves você também não saiba disso… rs
    Mas, sendo a informação o principal produto do biliotecário, cabe à ele controle de acessos, dissiminação e organização, ou seja, o gerenciamento. Nas empresas, públicas ou privadas, é cada vez mais comum este processo. A necessidade do trato das informações surge com a conscientização de que estas não são mais tratadas como “armas” e sim como objetos agregadores. Que a informação compartilhada é a base para grandes desenvolvimentos tanto profissionais quanto pessoal.
    Existem técnicas, sistemas e práticas facilitadoras.
    Na hora do sufoco, chame um bibliotecário!!

    Um abraço,
    Fernanda Guilhon

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