Matriz GUT – Guia completo

197 Flares 197 Flares ×

Hoje falaremos sobre uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos, tomada de decisões etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência.

É uma ferramenta muito importante para a gestão de problemas dentro de uma empresa, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e manutenção. Ela está ligada, geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo da empresa, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode estar dentro ou fora da empresa.

A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilização são muito fáceis, e serão explicadas neste texto, fiquem de olho.

Como montar a Matriz GUT

Primeiro passo

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados.

Segundo passo

Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.

  • Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;
  • Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
  • Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.

As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:

Gravidade  = 5  |  Urgência = 5  |  Tendência = 5

Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado.

Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no “achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas, você pense nos fatores da seguinte maneira:

Matriz GUT   Guia completo

Terceiro passo

Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.

Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a análise das prioridades. Porém, não há uma regra. Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utilizá-la sozinha.

Exemplo de Matriz GUT

Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.

Matriz GUT   Guia completo

(clique para ampliar)

Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar. Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores.

Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.

POSTS SIMILARES

12 COMENTÁRIOS

    • Olá Junio, muito obrigado pela visita e comentário.
      Fico extremamente feliz em saber que o Sobre Administração está contribuindo tanto para o seu aprendizado. Vamos trabalhar ainda mais para que isto continue acontecendo.
      Um grande abraço e boa sorte nos seus estudos.

  1. Olá gustavo, eu sou Gerente de Projeto MBA/FGV) e minha formação básica é o Direito, na qual atuei por mais de 25 anos dando consultoria para empresas em aquisições, planejamentos tributários, reestruturação de negócios e desenvolvimento de novos modelos de negócios, razão porque da necessidade de uma ferramenta intelectual forte, como é a Gerencia de Projeto. Assim, mais acostumado com as Matriz SWOT, Gráfico de Pareto, Análise de Risco, etc.. lendo a sua matéria me surpreendeu a simplicidade da ferramenta e a facilidade prática de “priorizar” um grupamento de situações concorrentes em qualquer situação; a ferramenta levada para o Excel, com a facilidae de “ordenar” por meio de uma das colunas (neste caso o Grau Crítico), consegue em segundos ordenar do mais crítico para o menos crítico, levando o Gerente de Projeto rapidamente para os “pontos críticos e fatores de sucesso do projeto”. Muito boa ferramenta, excelente o artigo (até pela maneira simples, didática e rápida), o que engrandece muito o material. Parabéns.

  2. Prezado Gustavo,
    Trabalho a DPU/RS e fui selecionada para a segunda fase do concurso do MPOG para Especialista em Gestão Governamental e Políticas Públicas. Poderia me indicar algum livro ou autor que você considere relevante na área de Gestão Governamental? Agradeço antecipadamente.

Deixe um comentário