O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

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Conhecendo bem o mundo acadêmico e seus trabalhos mirabolantes que costumam deixar os estudantes de cabelos em pé, vou (re)começar hoje uma série sobre as ferramenta de gestão mais utilizadas. E após já ter falado há um tempo sobre cadeia de valor e mais detalhadamente sobre Balanced Score Card – BSC (parte 1) e (parte 2), hoje falarei sobre a ferramenta 5W2H. Você sabe o que é e para que serve? Então fique de olho!

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

  • Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
  • Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
  • É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Me dá um exemplo?

Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

Conheça mais exemplos de utilização do 5w2h.

O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

(Clique para ampliar)

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!

E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!

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140 COMENTÁRIOS

  1. Olá Gustavo! Adorei seu post!
    Então, estou no processo de criação do pré-projeto de conclusão do curso da Graduação em Enfermagem. Estou associando a ferramenta 5W2H a um indicador de desempenho (Mortalidade hospitalar). Ta sendo uma experiencia incrível! Estou apaixonada pela GESTÃO!

  2. Boa noite Gustavo, estou concluindo o curso de administração, e na minha monografia usarei a ferramenta 5w2h, e seu texto com certeza me ajudará muito… Um forte abraço e obrigado por expor e compartilhar de seus conhecimentos.

  3. Boa noite Gustavo, estou concluindo o curso de administração, e na minha monografia usarei a ferramenta 5w2h, e seu texto com certeza me ajudará muito… Um forte abraço e obrigado por expor e compartilhar de seus conhecimentos. Se tiver alguma referência agradeço.

  4. Ótimo texto, bem esclarecedor.
    Já trabalhei com esta ferramenta em uma escola, principalmente para montagem dos eventos. É muito adequado a qualquer tipo de gestão, pois situa e faz com que todos do grupo se envolva e participe.
    Gostaria de me aprofundar mais, se vc tiver mais referências a respeito e puder passar, eu agradeço.

  5. Estou encantada com esse site, principalmente na parte da qualidade. Sou RD em uma empresa de transportes coletivo municipal há pouco tempo e estou com bastante dificuldade em treinamentos pois os colaboradores, em sua maioria, são motoristas e cobradoras e como fazem horarios escalonados fica difícil aplicar treinamento para um grupo maior e sendo assim eles acabam desinteressados.
    Esse site vai me ajudar bem e parabéns pelo trabalho.

  6. Gostei muito do texto explicativo e de qualidade .
    Me ajudou muito .Obrigada pelo auxilio.

  7. Estou no meu primeiro ano de Administração e nunca tinha visto a sigla 5W2H, procurei saber mais pelo Google e abre sua página, quero parabeniza-lo pelo ótimo texto e a clareza, estou muito satisfeita com o que eu li sobre.

  8. Texto muito bom. Só tive dúvidas ao ler a palavra “brainstorm”. Penso que seria interessante esclarecer o termo. Obg!

    • Olá Suzilaine, bom dia!
      Brainstorm é a famosa “chuva de idéias”, quando uma equipe se reúne para ter novas idéias sobre determinado assunto. Todos participam dizendo aquilo que lhe vêm à cabeça, depois compilam as idéias e discutem as melhores. É um procedimento muito utilizado nas empresas nos dias de hoje.
      Obrigado pela visita.
      Um abraço!

  9. Olá Gustavo, gostei muito da explicação dada acima. E gostaria de saber se tem um curso mais aprofundado sobre o assunto? Fico no aguardo de seu retorno. Grata.

  10. Sou estudante de Marketing em Manaus, trabalho com vendas, e preciso aplicar esta ferramenta para sugestionar possíveis soluções a um problema na empresa que trabalho, minha dúvida é: quanto ao fator tangibilidade dos custos. Posso ter sucesso, se por algum motivo, não for possível ter o acesso a valores, porém usando apenas suposições? Sendo ainda que as suposições não são bem vista pelas organizações. Isso pode comprometer a utilização do 5ws2?

  11. Gustavo,

    bom dia,

    Muito bom o artigo,

    Eu estava procurando uma ferramenta para me ajudar em um projeto que estou ajudando a desenvolver e encontrei oa seu artigo.

    Na realidade eu já conhecia a ferramenta mas como voce explica no artigo fica bem mais fácil implementa-a.

    Parabéns e Sucesso!

  12. boa tarde,
    vocês estão de parabéns pelo site, e pelas informações vou fazer um trabalho da faculdade e isso realmente cariou minha cabeças.. parabens

  13. muito importante as informações sou uma jovem aprendiz tenho um trabalho de marketing pra fazer e isso me ajudou mt obg bjss

  14. Em todo texto, deve ser inserido o local de sua produção, e ano, para que possa se utlizado com as devidas referências.

  15. Olá Gustavo, eu gostei muito do seu site, e estou cursando o curso TST , tenho que fazer um trabalho sobre o assunto e gostaria de saber se essa tabela é e pode ser usada na minha área como TST eu também quero saber se você poderia me enviar uma tabela completa. Lhe agradeço desde já beijo.

  16. Adoro essa ferramenta que foi criada pelo Filósofo Sócrates, acredito que 400 anos A.C.. Como algo tão antigo pode ser tão atual. Parabéns pelo post.

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