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O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

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Conhecendo bem o mundo acadêmico e seus trabalhos mirabolantes que costumam deixar os estudantes de cabelos em pé, vou (re)começar hoje uma série sobre as ferramenta de gestão mais utilizadas. E após já ter falado há um tempo sobre cadeia de valor e mais detalhadamente sobre Balanced Score Card – BSC (parte 1) e (parte 2), hoje falarei sobre a ferramenta 5W2H. Você sabe o que é e para que serve? Então fique de olho!

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

  • Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
  • Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
  • É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Me dá um exemplo?

Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

Conheça mais exemplos de utilização do 5w2h.

O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

(Clique para ampliar)

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!

E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!

POSTS SIMILARES

  • gervasio querobim

    Quero saber em que epoca foi criado e por que foi criado o 5we2h
    Att.

  • Roberta

    Olá Gustavo! Adorei seu post!
    Então, estou no processo de criação do pré-projeto de conclusão do curso da Graduação em Enfermagem. Estou associando a ferramenta 5W2H a um indicador de desempenho (Mortalidade hospitalar). Ta sendo uma experiencia incrível! Estou apaixonada pela GESTÃO!

  • neiva

    Parabéns,adorei o post,está sendo de grande ajuda.

  • Luciano

    Parabéns, muito bem esclarecido, vai ajudar muito.

    • http://www.sobreadministracao.com/ Gustavo Periard

      Obrigado, Luciano. Bom saber que nosso conteúdo está lhe ajudando desta forma.
      Volte sempre que precisar, obrigado pela visita.
      Grande abraço e sucesso!

  • Jonatas

    Muito bom seu conteúdo…me ajudou muito!

    • http://www.sobreadministracao.com/ Gustavo Periard

      Olá Jonatas. Ficamos muito felizes em poder ajudá-lo. Obrigado por sua visita e comentário. Grande abraço!

  • Heitor

    Boa noite Gustavo, estou concluindo o curso de administração, e na minha monografia usarei a ferramenta 5w2h, e seu texto com certeza me ajudará muito… Um forte abraço e obrigado por expor e compartilhar de seus conhecimentos.

  • Heitor

    Boa noite Gustavo, estou concluindo o curso de administração, e na minha monografia usarei a ferramenta 5w2h, e seu texto com certeza me ajudará muito… Um forte abraço e obrigado por expor e compartilhar de seus conhecimentos. Se tiver alguma referência agradeço.

  • Mary

    Ótimo texto, bem esclarecedor.
    Já trabalhei com esta ferramenta em uma escola, principalmente para montagem dos eventos. É muito adequado a qualquer tipo de gestão, pois situa e faz com que todos do grupo se envolva e participe.
    Gostaria de me aprofundar mais, se vc tiver mais referências a respeito e puder passar, eu agradeço.

  • Janete Romero

    Estou encantada com esse site, principalmente na parte da qualidade. Sou RD em uma empresa de transportes coletivo municipal há pouco tempo e estou com bastante dificuldade em treinamentos pois os colaboradores, em sua maioria, são motoristas e cobradoras e como fazem horarios escalonados fica difícil aplicar treinamento para um grupo maior e sendo assim eles acabam desinteressados.
    Esse site vai me ajudar bem e parabéns pelo trabalho.

  • jordana.pinheiro@hotmail.com

    Gostei muito do texto explicativo e de qualidade .
    Me ajudou muito .Obrigada pelo auxilio.

  • Vanessa

    Estou no meu primeiro ano de Administração e nunca tinha visto a sigla 5W2H, procurei saber mais pelo Google e abre sua página, quero parabeniza-lo pelo ótimo texto e a clareza, estou muito satisfeita com o que eu li sobre.

  • Suzilaine

    Texto muito bom. Só tive dúvidas ao ler a palavra “brainstorm”. Penso que seria interessante esclarecer o termo. Obg!

    • http://www.sobreadministracao.com/ Gustavo Periard

      Olá Suzilaine, bom dia!
      Brainstorm é a famosa “chuva de idéias”, quando uma equipe se reúne para ter novas idéias sobre determinado assunto. Todos participam dizendo aquilo que lhe vêm à cabeça, depois compilam as idéias e discutem as melhores. É um procedimento muito utilizado nas empresas nos dias de hoje.
      Obrigado pela visita.
      Um abraço!

  • Marcelo Valadares

    Muito bom, informação clara e objetiva.

  • http://wwww.dekra.com.br Jose Paulo

    Bom ainda não foi aplicado na minha empresa, mas farei com que seja pois é muito importante todos as empreses aplicarem o 5w2h.
    Parabéns pelo artigo!

  • Pingback: Plano de ação usando 5W2H

  • Karolina Aquino

    Olá Gustavo, gostei muito da explicação dada acima. E gostaria de saber se tem um curso mais aprofundado sobre o assunto? Fico no aguardo de seu retorno. Grata.

  • Robrta Galeno

    Seu site ajudou muito o meu grupo, continue assim.. Obrigada!

  • Bruno Elvis Nascimento

    Sou estudante de Marketing em Manaus, trabalho com vendas, e preciso aplicar esta ferramenta para sugestionar possíveis soluções a um problema na empresa que trabalho, minha dúvida é: quanto ao fator tangibilidade dos custos. Posso ter sucesso, se por algum motivo, não for possível ter o acesso a valores, porém usando apenas suposições? Sendo ainda que as suposições não são bem vista pelas organizações. Isso pode comprometer a utilização do 5ws2?

  • Ailton25

    Gustavo,

    bom dia,

    Muito bom o artigo,

    Eu estava procurando uma ferramenta para me ajudar em um projeto que estou ajudando a desenvolver e encontrei oa seu artigo.

    Na realidade eu já conhecia a ferramenta mas como voce explica no artigo fica bem mais fácil implementa-a.

    Parabéns e Sucesso!

  • fernando mendes

    boa tarde,
    vocês estão de parabéns pelo site, e pelas informações vou fazer um trabalho da faculdade e isso realmente cariou minha cabeças.. parabens