O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

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Conhecendo bem o mundo acadêmico e seus trabalhos mirabolantes que costumam deixar os estudantes de cabelos em pé, vou (re)começar hoje uma série sobre as ferramenta de gestão mais utilizadas. E após já ter falado há um tempo sobre cadeia de valor e mais detalhadamente sobre Balanced Score Card – BSC (parte 1) e (parte 2), hoje falarei sobre a ferramenta 5W2H. Você sabe o que é e para que serve? Então fique de olho!

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

  • Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
  • Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
  • É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Me dá um exemplo?

Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

Conheça mais exemplos de utilização do 5w2h.

O que é o 5W2H e como ele é utilizado?

(Clique para ampliar)

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!

E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!

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146 COMENTÁRIOS

  1. Muito bom o texto, Gustavo! Parabéns!

    Terminei a graduação em Engenharia de Produção e estou elaborando um artigo que terá o contexto do 5w2h ou até mesmo do 5w3h. Gostaria de saber se você tem mais fontes sobre esta ferramenta para aprofundar meu conhecimento e me ajudar na elaboração deste artigo.

    Desde já, obrigado. E parabéns mais uma vez.
    Abraço.

  2. Adorei a explicação! está muita atualizada!Faço Engenharia de Produção!gostaria de saber se tem algum livro para indicar?Desde já o meu sinceros agradecimentos! !

  3. Gustavo, Parabéns.
    Gostei muito do artigo, estou iniciando o curso de economia, gostaria de saber se você tem algum livro com mais sobre esse assunto para me indicar para ler.

  4. Tanto no meu curso de graduação em gestão da produção industrial, quanto na minha pós-graduação em engenharia de produção, pratiquei muito essa ferramenta da qualidade total – 5W2H, entre muitas outras ferramentas para a qualidade. 5W2H é uma ferramenta importantíssima se bem utilizada.

  5. Gustavo, parabéns pelo site, que além de repleto de artigos interessantes, tem uma simplicidade textual que faz com que todo esse acervo possa ser desfrutado por diferentes públicos.
    Tenho um projeto chamado On the Job. Estou construindo uma página no facebook (já em atividade) e um site. Convido você a visitá-los e dar a sua opinião, ajudando no fortalecimento e crescimento do mesmo.

    No Facebook: https://www.facebook.com/onthejobbrasil
    Site: onthejob-com-br.webnode.com

    Hoje, publicarei um artigo que faz parte do meu portfólio de ferramentas de gestão, falando sobre o 5W2H. Muitas coisas bacanas escritas no seu artigo ajudaram na construção dessa material e terei o maior prazer em citar o site e resenhar brevemente sobre ele.

    Forte abraço.

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